Поглотители времени или хронофаги
Что может являться поглотителем времени?
Давайте подробно разберём, что может являться поглотителем времени? Может являться ожидание, ожидание пока мы едим куда-то, тратим время на дорогу, когда мы стоим в пробке, когда мы ждём нашего рейса в аэропорту. Поглотителем времени, может быть, телефонный разговор с приятелем или приятельницей, не важно. Возможно это телефонный разговор с vip клиентом, он говорит, говорит и этому не видно конца. Так же это могут быть просто не эффективно организованные процессы.
Работа с электронной почтой и её оптимизация.
Если Ваша работа заключается в том, чтобы постоянно мониторить электронную почту, то безусловно эта трата времени эффективна. Но очень часто бывает, что это не совсем так. Мы рекомендуем, работу с электронной почтой сокращать до двух раз в день. Причём прижимать эту работу с электронной почтой к концу, какого-то рабочего периода. Например, первый раз обстоятельно работать с электронной почтой за час, полтора до обеда и второй раз смотреть электронную почту во 2-й половине дня, часов в пять или в четыре. Но, разумеется, это не обозначает, что Вы с утра не заглянули в электронную почту. Вы можете заглянуть в неё, посмотреть в начале рабочего дня какие-то срочные задачи, которые Вам предстоит сделать. Для чего это нужно? Для того, чтобы скорректировать сегодняшний Ваш план рабочего дня, но не вступайте в переписку, отложите это до того момента когда Вы сделаете основные, самые важные, ключевые рабочие задачи на свежую голову, а после этого приступайте к обстоятельной переписке.
Подготовка презентации.
Мы видим, что наш менеджер тратит слишком много времени на подготовку работы с презентацией. Выделяем две её составляющие. Первое это то, что наш менеджер готовит сам, а второе это то, что к нему прибегают, забегают какие-то люди и он с ними занимается и инструктирует их к презентации. Что в этом случае можно порекомендовать менеджеру? Разумеется, собрать совещание, разумеется, собрать всех людей, которые будут задействованы в данной презентации, и разумеется, раздать какие-то указания, обсудить какие-то вопросы. После этого, если нужно, то организовать финальный инструктаж команды, но ни в коем случае не заниматься с каждым по отдельности. То же самое со своей подготовкой, не нужно её разрывать, выделили какое-то время, сели подготовились к презентации и при завершении перешли на другие виды деятельности. Что ещё важно? Есть задачи, которые можно легко делегировать, например, дозваниваться по уточнению времени презентации. Разумеется, не следует 34 минуты тратить на то, чтобы дозваниваться кому-то самому. Даже если мы не имеем возможность данную задачу делегировать, ну мы позвонили, мы не дозвонились, и, не тратя на это времени, следующий звонок делаем хотя бы через 20-30 минут.
Дорога на работу.
Обратите внимание, дорога на работу занимает один час, сорок минут, а на дорогу домой уходит 49 минут. Возможно, дело в том, что с утра бывают пробки и наверное имеет смысл выезжать пораньше. А сэкономленное время потратить на обед. Также имеет смысл обратить на менеджеров. Можно заметить, что некоторые из них сильно загнанные, они тратят 18 минут на завтрак, не обедает вообще, спит пять часов. Отметим, что наш менеджер так долго не протянет.
ЧТобы избавиться от хронофагов, начните контролировать время. Проведите хронометраж.
по материалам www.mazm.ru
