Хронометраж в тайм менеджменте

Любой проект, как мы с Вами знаем, начинается с исследования. Так и прежде, чем мы будем менять в организации нашего времени, необходимо понять, а из чего это время складывается и что мешает нам быть более эффективными. Для этого и нужен хронометраж.

Хронометраж всегда ведётся в режиме реального времени. То есть, Вы выполнили, какую ни будь работу, провели совещание и Вы зафиксировали это освещение, что Вы его проводили. В порядке эксперимента будет полезно в течение одного рабочего дня фиксировать все работы, которые Вами производились. Разумеется, в идеале, следует вести хронометраж хотя бы в течение недели.

Как Вы считаете, что может помешать нам вести хронометраж? Многие будут говорить: нам некогда вести хронометраж, мы и так безумно заняты. Мы пытаемся вести хронометраж, но мы заняты и действительно про это забываем и что-то не зафиксировали, а раз не зафиксировали, то через некоторое время забыли, чем мы в это время занимались. Что же делать? Нужно внести отдельную строку: забыл и бог с ним. Тем самым мы продолжаем вести хронометраж дальше.

Шаги хронометража в тайм менеджменте.

Давайте обратим внимание на шаги хронометража. Первые дни мы фиксируем все выполняемые работы длительностью от 10-15 минут. Возможно, Вы скажите: а вот мне нужно зафиксировать все работы от 5 минут. Пожалуйста, фиксируйте, но не увлекайтесь этим слишком. Дело в том, что хронометраж ведь тоже требует времени. Если мы фиксируем наши задачи от 15 минут, то на самом деле потребуется весьма немного времени, всего в день ну минут 15-20 максимум. Но если мы начинаем фиксировать 3-5 минутные задачи, то на это требуется уже минут 45. Это первое, второе: не захлестнёт ли нас лавина информации? Список из 3 минутных задач может быть весьма и весьма объёмный. Со списком же нужно, что-то делать. Мы же не хотим вести хронометраж ради самого хронометража. В результате мы должны предпринимать какие-то шаги для того, что бы оптимизировать наше время. Сделать себя более эффективными.

Мы намечаем два или три ключевых показателя. Что это за показатели? Это то, что мы хотели бы изменить. Например, возможно нас не устраивает то, что каждый день задерживаемся на работе на 2 часа. А возможно нас решительно не устраивает то, что мы со своим ребёнком проводим по полчаса в день. А возможно нас не устраивает то, что мы не уделяем время занятиям спортом или прогулкам или чтению.

Работа с показателями хронометража в тайм менеджменте.

Мы начинаем работать с показателями, которые с нашей точки зрения нуждаются в корректировке. Для это нам необходимо: выяснить их фактическое значение, установить нормативные значения, отслеживание наших показателей в динамике и что самое любопытное то, что эти показатели решительно без нашего участия изменяются в лучшую сторону. Как только мы начинаем отслеживать какие-то показатели в динамике, они сами начинают улучшаться, то есть изменяться в лучшую сторону.

Примеры показателей хронометража в тайм менеджменте.

Если моя цель, заключается в том, что бы вовремя уходить с работы, то показателями являются длительные задержки после рабочего дня. Если моей целью является больше времени уделять приоритетным проектам, то показатель, это количество времени в день, уделённое приоритетному проекту, а также процент такого времени от общего рабочего времени. Если моей целью является, меньше напрягаться на работе в нормальном смысле этого слова, то есть выполнять больше работы, но с меньшими энергозатратами, то показателем является количество времени в день, проведённое в ресурсном, высоко энергичном рабочем состоянии.

Правила хронометража в тайм менеджменте.

В ходе дня мы делаем лишь фотографию рабочего дня. Мы не пытаемся анализировать затраты нашего времени в течении рабочего дня. Любой анализ мы выводим на вечернюю часть и начинаем в спокойной обстановке, когда уже закончили работать начинаем смотреть из чего складывался наш рабочий день. Это первый ключевой принцип хронометража.

Все-таки соблазн велик, окунуться в работу и забыть про хронометраж. Для этого нужно правило номер два. Сделайте этот процесс приятным, вкусным для себя. Если Вы любите бумажные носители информации, то купите себе яркий, красивый блокнот. Кожаный, приятный на ощупь, приятного цвета, в который Вам было бы приятно играть, который лежал бы перед Вами, который притягивал Ваш взгляд, который вызывал бы интерес окружающих. Если Вам нравятся какие-то красивые бланки в Microsoft Excel, то сделайте себе роскошный график в котором всё будет автоматически подсчитываться. Сделайте так, чтобы для Вас это было приятно и представляло для Вас хорошую игрушку. Конечно, можно отклеиться напоминалками для того, чтобы не забыть про хронометраж, можно поставить напоминалку на мобильный телефон звуковую напоминалку, что Вам необходимо вести и не забывать хронометраж.

Правило номер три: не грузиться. Ваша задача получить объективную картину. На самом деле хронометраж не совсем безобиден. Как только Вы подтверждаете цифровое подтверждение напрасно потраченного времени или не совсем эффективно потраченного времени, Вы начинаете пытаться делать резкие движения в этом направлении. Люди меняют круг общения, люди отказываются от друзей, точнее не как друзей, а приятелей, которые любят говорить не о чём и говорить не о чём долго. На самом деле это достаточно безобидно, но не стоит совершать революции в своей жизни.

Точно так же не нужно теперь в любом случае вставать в шесть часов и чтобы не происходило на работе гордо покидать помещение. Разумеется, не нужно, разумеется, что наша работа включает в себя и форс мажор. Наша работа включает в себя, действительно какие-то задачи, которые необходимо выполнить срочно, необходимо задержаться. Не нужно говорить себе: так, сегодня я должен уйти вовремя, мне так показывает хронометраж. Не в коем случае, по этому речь идёт не о революционном преобразовании, а о неком мягком реформировании.

Поощрения за хронометраж самого себя в тайм менеджменте.

Маленькие награды по пути. Я провёл хронометраж день, вечером я съем какую-то особо вкусную штуку. Я веду хронометраж уже неделю, и я должен себя за это наградить и поощрить. Очень важно, чтобы нас грела какая-то очень важная мысль, по тому, как мы потратим то время, которое у нас освободится в результате хронометража. От сюда вытекает некая хотелка. Термин, который взялся из теории изобретательских задач. Дело в том, что там не когда не называют вещи собственными именами, дабы уйти от стереотипа мышления. Например, если нужно изобрести некую новую лопату, то Вам говорят: требуется штуковина, которая будет выполнять следующие функции. Так и в тайм менеджменте. Нам нужна с Вам некая хотелка, на которую сейчас времени не хватает, которая приятна. Например, мне хочется что-то почитать, куда-то пойти, что-то посмотреть, с кем-то пообщаться, выпить пива с друзьями, проболтать просто так, совершенно бесцельно. Мне хочется, и я себя награждаю, за то, что я целую неделю, так тщательно вёл хронометраж и подсчитывал все затраты времени на то, что было и правильным и разумным и возможно не совсем рациональным.

После всего этого возникает вопрос: а как быть с хронометражем? Ну, хорошо, мы оптимизировали какие-то показатели, в большинстве своём мы стали вовремя уходить с работы, мы стали больше времени уделять своей семье, своим детям, чтению. И что теперь? Когда останавливаться с хронометражем? Или я до конца жизни должен его вести? Всё очень просто. Как Вам удобно, так Вы и делаете. Есть люди, которые ведут хронометраж всю жизнь и для них это совершенно естественно как принять душ, как почистить зубы и так далее. Для других всё совершено не так. И тогда мы рекомендуем проведение неких дисциплинарных идей. То есть в течении недели Вы ведёте хронометраж, Вы обнаружили те самые затраты времени, которые мешают Вашей эффективности. Вы предприняли определённые действия для того, чтобы эти затраты времени минимизировать или ликвидировать вообще и Вы остановились.

Где-то через два, три месяца, Вы понимаете, что у Вас опять появилась потребность в оптимизации Вашего рабочего времени Вы опять ведёте хронометраж и так далее.

Определение преимуществ ведения хронометража в тайм менеджменте.

Важный результат хронометража, что нужные нам показатели оптимизируются сами. Важным результатом хронометража является и то, что мы получаем объективную картину времени, в том числе на долгосрочную перспективу. Также мы приобретаем новую, важную информацию о себе и о наших личных резервах роста. Кроме того, это возможность количественно отслеживать улучшения и управлять своим временем на основе фактов, а не мнений. Самое главное это выработка чувства времени. Результатом хронометража является то, что через несколько дней у нас появляется где-то в области солнечного сплетения некое чуть зудящее чувство эффективности или не эффективности процесса. Например, мы говорим по телефону и вдруг чувствуем, когда этот телефонный разговор теряет эффективность и становиться просто болтовнёй. Мы чувствуем, как переговоры теряют свою эффективность. Это самый важный результат хронометража. Мы так же начинаем чувствовать, сколько времени занимает та или иная задача, а в менеджменте это очень важно. Мы приобретаем новую информацию о том, сколько времени потребует у наших подчинённых, у наших коллег выполнение тех или иных рабочих задач.

Попробуйте вести хронометраж с помощью мобильного телефона!

Статья похищена с сайта www.mazm.ru